Cómo usar la aplicación de videollamadas Zoom: 9 consejos para sacarle el máximo provecho a esta plataforma

Zoom se convirtió en una de las apps preferidas para hacer videollamadas.

Zoom se convirtió en una de las aplicaciones preferidas en este último tiempo para hacer videollamadas. La herramienta, si bien no es nueva, se popularizó en el último tiempo tras la implementación de la cuarentena en diferentes países del mundo por el coronavirus.

Esta situación llevó a un incremento tangencial del trabajo remoto para lo cual las aplicaciones de mensajería y reuniones virtuales resultan clave. Aquí algunas sugerencias para comenzar a utilizar la herramienta Zoom.

1. Iniciar un encuentro o ingresar a una reunión

Éste es el paso más básico para comenzar a usar la app. Dentro de la home de la app, elegir la opción “Nueva reunión” en caso de querer iniciar un encuentro virtual. Al presionar allí se puede optar, de antemano si se quiere que el video esté encendido o no.

Dentro del menú de inicio existen varias herramientas para configurar el sistema.

2. Programar una reunión

Desde el menú de inicio presionar la opción “programar reunión” y allí se ingresará a un menú con varias opciones que hay que completar como la fecha, el tema, las condiciones de la reunión (si los videos del anfitrión y participantes estarán encendidos y apagados, o si se quiere grabar la reunión de forma automática). También se puede establecer una contraseña para la reunión

3. Silenciar micrófono y video en las reuniones

Se puede entrar a una reunión y evitar que se vea u oiga todo lo que ocurre a tu alrededor, para eso ingresar a Configuración/Reunión y activar las opciones que dicen “Siempre silenciar mi video” y “Siempre silenciar mi micrófono”.

Se pueden habilitar o deshabilitar estas opciones de forma predeterminada.

4. Grabar la reunión

Tanto los usuarios básicos como los que abonan suscripción pueden grabar las reuniones. Para hacerlo deben habilitar esta opción desde la versión de escritorio ingresando en Configuración/Grabación. Allí se puede habilitar la opción de grabación automática para que se guarde una copia de todas las reuniones.

Desde la versión desktop también se pueden administrar varios permisos.

5. Cambiar el fondo de pantalla

Desde la app, cuando estés dentro de una reunión, presionar en los tres puntitos en la parte inferior derecha de la pantalla donde dice Más y luego seleccionar la opción Fondo Virtual. Se pueden elegir las opciones predeterminadas u optar por otra opción. Par poder hacer uso de esta opción hay que asegurarse que el equipo cuenta con algunos requerimientos que varían según el sistema operativo.

6. Compartir elementos durante una reunión

Dentro de la reunión es posible compartir documentos, fotos, la pantalla o escribir dentro de una pizarra virtual. Todo eso se puede hacer dentro mismo de la reunión presionando el ícono y texto “compartir” que figura en el extremo inferior de la pantalla.

Una de las alternativas al compartir pantalla es activar la opción de la pizarra virtual.

7. Reuniones grupales

En la versión gratuita los encuentros individuales no tiene límite de tiempo pero las grupales no pueden durar más de 40 minutos. Para extender esta limitación hay que adquirir la versión paga.

8. Elegir el nombre de la reunión

Zoom está disponible en versión mobile y desktop.

Una vez iniciada la reunión se presionan sobre los tres puntos que figuran al pie y se selecciona la opción “Tema de la reunión” y allí elegir el nombre que se desee utilizar en la reunión.

9. Seleccionar quién puede compartir contenido

Dentro del mismo menú mencionado anteriormente se puede optar para que sea sólo el administrador del encuentro el que pueda compartir contenido y no el resto del grupo.

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El gobierno británico se reúne con Zoom en estos días de cuarentena.

La pandemia del coronavirus nos ha empujado al teletrabajo y ha hecho muy populares las reuniones de amigos y familiares por videollamadas.

Además de Skype o Microsoft Team, uno de los programas que más ha crecido es Zoom.

Hasta el gobierno británico presume de usarla en sus reuniones virtuales. Y eso hizo saltar algunas alarmas: ¿es seguro que un gobierno use una aplicación como Zoom para sostener sus reuniones?, ¿qué medidas de protección han puesto en marcha ante el fuerte incremento de uso por el coronavirus?

Zoom, por su parte, defiende fervientemente que no hay motivos para dudar sobre su seguridad y privacidad.

¿Por qué se pone en cuestión a Zoom?

Poco después del tuit del primer ministro británico, Boris Johnson, en el que habló del uso de Zoom en las reuniones del gabinete hubo cierta confusión en el país.

Algunos reportes indicaron que el Ministerio de Defensa había decidido suspender el uso de la app, pero lo desmintieron.

El Ministerio de Defensa le aclaró a la BBC que nunca había usado la aplicación para reuniones de alta seguridad, pero sí la consideraba una herramienta útil en algunas conversaciones.

Más tarde, un portavoz aclaró la posición del gobierno: "En las circunstancias actuales sin precedentes, la necesidad de tener canales de comunicación es vital. El Centro Nacional de Ciberseguridad muestra que no hay razón de seguridad por la que Zoom no pueda usarse en algunas conversaciones de baja clasificación".

Pero a Zoom no le gustó que se pusiera en duda su seguridad.

Derechos de autor de la imagenZOOM

Image captionAdemás de para el teletrabajo, Zoom se ha vuelto muy popular para hablar con amigos.

"Zoom considera extremadamente importante la seguridad de los usuarios", señala Zoom en un comunicado enviado a la BBC.

La empresa destacó que más de 2.000 instituciones a nivel mundial usan sus servicios de forma segura y confidencial, incluyendo "las compañías de servicios financieros más importantes, agencias gubernamentales, los proveedores de comunicación, universidades y empresas de salud".

"Estamos en estrecha comunicación con el ministerio de Defensa y el Centro Nacional de Ciberseguridad en Reino Unido y ofrecimos la documentación que necesitaban", dijo Zoom por medio de un comunicado a la BBC.

Sin embargo, las dudas sobre Zoom no surgen solo en Reino Unido.

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Image captionZoom defiende la seguridad de su app.

En Estados Unidos, la fiscal general de Nueva York, Letitia James, remitió una carta a Zoom cuestionando cómo iba a aumentar sus medidas de protección ante el incremento de su uso en las últimas semanas.

La carta fue remitida después de que se hubieran reportado ataques cibernéticos, llamados "zoombombing", que interrumpen reuniones y conversaciones.

En ocasiones, las interrupciones incluyen la publicación de contenidos racistas y pornográficos.

¿Son seguras las aplicaciones de videoconferencia?

Josh Davies, analista de ciberseguridad en la empresa Alert Logic en Londres, le dice a BBC Mundo que mientras nos aseguremos de tener la última actualización, "un ataque cibernético no debe ser una preocupación".

El experto reconoce que, debido al incremento de usuarios de estos servicios, la red de los hogares se ha convertido en un objetivo más atractivo que antes.

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Image captionMujer de la tercera edad frente a una computadora portátil.

"Desde nuestro análisis, la mayor preocupación en ciberseguridad ahora mismo es el incremento del número de correos electrónicos que, utilizando una dirección muy similar a la de un miembro de la compañía, incluyen un link que lleva al usuario a un sitio malicioso o pide credenciales que se usan en un sitio web falso", alerta Davies.

En la línea de Davies, el profesor en computación Alan Woodward, de la Universidad de Surrey en Reino Unido, asegura que "no hay evidencia de que Zoom experimente problemas en sus últimas versiones pero en estos tiempos conviene usar sistemas que están probados y verificados".

"Lo que sea que uses, asegúrate que sea la última versión", aconsejó Woodward.

En el caso de Zoom, el consultor de ciberseguridad Graham Cluley le dijo a la BBC que "mucha gente está usando este servicio por primera vez, sin siquiera leer los términos y condiciones, y clicando sí a todo para conectarse".

En ese sentido, Cluley advirtió que tanto "Zoom como otras aplicaciones de videollamada ofrecen un servicio valioso pero hay que ser cuidadosos a la hora de conectarse".

Gran cantidad de datos

Zoom recoge una gran cantidad de datos para evaluar su servicio y ofrecer herramientas útiles a las empresas.

En ese sentido, la Electronic Frontier Foundation, una organización estadounidense que vela por los derechos de privacidad en el entorno digital, elaboró una lista sobre las mayores preocupaciones que genera Zoom:

• El organizador de una llamada de Zoom puede monitorear las actividades de los participantes cuando comparten pantalla, viendo si las ventanas de la aplicación están activas o no.
• Permite a los administradores ver los paneles de actividad de usuario, incluyendo un ranking de usuarios basados en el número total de minutos de reunión.
• Si un usuario graba una conversación, los administradores pueden acceder a los contenidos.
• Durante las reuniones, los administradores pueden ver el sistema operativo, la dirección IP, los datos de localización e información sobre el dispositivo de cada participante.